KanbanCakes: cómo para explicar Kanban de forma práctica (online y con video explicativo)

8 min readMay 3, 2021

KanbanCakes es una dinámica grupal para aprender Kanban de forma divertida. Tanto presencial como online. ¡Todo lo que necesitas para facilitarlo está aquí!

El ejercicio consiste en simular el proceso de una repostería, analizar métricas y mejorar el flujo incrementalmente.

KanbanCakes tiene excelentes resultados. Cada vez que lo facilito puedo notar cómo los participantes tienen ese momento “ahá” donde logran entender cómo funciona kanban, el sistema de pull, el límite de WIP, y qué significan las prácticas centrales de Kanban, como “gestionar el flujo”. Aunque se explique y muestre ejemplos, sólo se termina de entender cuando se pone en práctica.

Es una dinámica acorde para grupos de 10 a 20 participantes. Sugiero planificar entre una y 1:30 horas.

Diseñé y facilité por primera vez KanbanCakes en las Jornadas Nacionales de Metodologías Ágiles 2016 y luego en muchos otros eventos comunitarios Lean Fest Nights, Semana de la Agilidad, Comunidad Kanban Argentina, en clases universitarias y talleres de capacitación de Lean y Kanban.

Si vas a facilitarlo online, no te pierdes este video:

https://www.youtube.com/watch?v=28O6rV5bFr0

Cómo facilitarlo (Presencial y Virtual)

A grandes rasgos:

Con anticipación preparar el espacio de trabajo.
Comenzamos narrando el storytelling y explicando la dinámica.
Se distribuyen los dos roles .
Los clientes hacen los pedidos.
Comienzan las iteraciones.

La dinámica se desarrolla en iteraciones que representan jornadas de la repostería (sugiero hacer tres). Cada una contempla: simulación, observación del flujo, resultados y métricas, retrospectiva y conceptos para mejorar el flujo.

Storytelling de la Repostería:

Se trata de una repostería de pueblo que vende pasteles frescos y artesanales, hechos en el día, sin conservantes. Lo que no se vende en el día se desecha. Sus pasteles se han hecho tan populares que es parada obligada de los turistas que pasan por el pueblo. La creciente demanda es fuente de demoras y reclamos. Por lo que vamos a emplear Kanban para ayudar a estar repostería.

La primera tarea será “hacer visible el flujo”, para lo cual tenemos graficado el value stream tal cual es y los tiempos promedio que lleva cada actividad. Estamos aplicando Kanban sin cambiar el flujo aún.

Existen dos roles:

Empleados: Se asigna una o dos personas a cada actividad (según cantidad de participantes). Su tarea es tomar un solo pedido por vez para procesar. Para esto toma un postit de su columna, cuenta la cantidad de segundos indicada y la pasa a la siguiente columna.
Clientes: Todo el resto de participantes serán clientes. Al inicio completan la columna de pedidos con postits. Con ayuda de su celular, los clientes inician un cronómetro cuando su pedido es atendido (lo toma el primer empleado) y detiene el cronómetro cuando está terminado (Delivery) para registrar el Lead Time.

Métricas:

Una parte relevante es aprender sobre las métricas de Kanban. Para esto luego de cada iteración actualizamos el tablero y gráfico. Las métricas que contemplamos son:

El Thoughput: Se cuentan los post-its en “Delivery”. Cuantos más pedidos entregados mayor es la productividad..
El Work In Process (WIP): Se cuentan los post-its que entraron al tablero (A mayor WIP mayor costo operativo y menor eficiencia. Además, el Lead-Time promedio será mayor.
El Lead-Time: Registrar los lead-time del primer y último pastel entregados. Comparar esos tiempos y analizar si se mantiene estable o crece. Esta información la obtendremos preguntando a los clientes.
Resultado económico: Los pasteles tienen un precio de venta y un costo por desperdicios de pastel no entregado. Así podremos obtener el resultado económico del ejercicio.

Preparación del espacio (Presencial)

Dispone de una pared de 4 metros de ancho y espacio libre para moverse delante de ella (como se ve en la foto). Se requieren 100 post-its, cinta de papel de color.

Descarga los materiales para imprimir en este link. También puedes imprimir sobre post-its dibujos de tortas y enumerar los pedidos. En el descargable se encuentran todos los materiales para esto.

Pega en la pared la Cadena de Valor de la repostería, marca los límites del sistema y traza un tablero Kanban básico.

Preparación del espacio (Virtual)

Te recomiendo ver el este video.

Requiere manejo de Mural y una aplicación de videoconferencia (zoom, meet, teams) donde puedas compartir pantalla (solo para mostrar las métricas) y compartir música (opcional)

Comienza creando tu Mural a partir de esta plantilla.

Haz click en esta planilla de Google Sheets para copiarla a tu Google Drive. La planilla sirve para el registro de métricas y gráficos. Te recomiendo familiarizarte con la planilla con anticipación.

Inicio

Comenzamos narrando el storytelling y explicando la dinámica.
Se distribuyen los dos roles.
Presencial: Los empleados se ubican en la columna que elijan.
Virtual: Los empleados ponen su nombre en el avatar que elijan. Elimina los avatares que sobren.
Los clientes hacen los pedidos.
Presencial: Ubicarlos en una secuencia clara (simula la fila de la repostería). Es importante que no se acaben los pedidos. Al menos comenzar con 30.
Virtual: Los clientes distribuyen los pedidos (numerados de 1–14) colocando su nombre en ellos.

Iteraciones

Para cada iteración, 4 minutos son suficientes. El uso de un metrónomo acelerado a 100 bpm ayuda también a seguir un ritmo dinámico. Musicalizar. Yo utilizo este tema, por su ritmo y duración justa.

Presencial: Mostrar un timer visible para todos. Luego de cada iteración los pedidos deben regresar a su estado inicial.

Virtual: Emplea el timer de Mural. Luego de cada iteración, el facilitador hace visible el siguiente tablero (ubicado más abajo), y nos movemos a éste y dejamos el anterior intacto.

Iteración 0:

Recomiendo comenzar con una iteración de práctica (1 minuto) para que los participantes comprendan mejor y practiquen antes de comenzar con la iteración.

Iteración 1: Lunes

Luego de la simulación analizamos los resultados. Los tiempos establecidos llevan a que se genere un cuello de botella en el Decorado, mientras que la persona en Packaging estará ociosa la mayor parte del tiempo.

Registramos y vemos las métricas empleando esta planilla de Google Sheets que gráfica automáticamente.

Con respecto al Lead-Time resulta interesante conocer el del primer pedido completado y el del último que se completó. Resulta muy ilustrador ver como el Lead-Time no es estable en esta primera iteración, sino que va en aumento. Lo que denota que la repostería no tiene un ritmo sostenible y no podrá mantener los tiempos de entrega. Si continuaramos así el Lead-Time crecería indefinidamente.

Retrospectiva: en la retrospectiva preguntamos qué se observó y qué conclusiones hay, para evaluar posibles soluciones.

Iteración 2: Martes

Regresamos los pedidos a la columna inicial (presencial) o nos movemos al siguiente tablero (virtual)

Para la segunda iteración, introducimos el concepto de “pull” y el de “limitar WIP”, y para demostrarlo vamos a subdividir cada columna en dos: “en curso” y “hecho”.

Ahora, el empleado tomará el trabajo de la columna “hecho” de la etapa anterior en lugar de recibir el trabajo directamente en su columna. De esta manera se puede ver el tamaño del buffer (cola) en cada momento y la cantidad de trabajo en curso.

Además, vamos a poner un límite de WIP para cada etapa. Los empleados deberán entender cómo actuar cuando su actividad llegue al límite, aunque sus pedidos estén “hechos”.

Nuevamente actualizamos las métricas, analizamos los resultados y hacemos la retrospectiva.

Vamos a notar que el Lead-Time ahora se mantiene más estable. Lo que representa un ritmo sostenible de trabajo. También vamos a notar menor desperdicio y mejores resultados económicos.

Un aprendizaje a incorporar es que una etapa del proceso NO tiene que ser el puesto de una persona, sino que es el flujo del producto. Por lo tanto, cualquiera podría ayudar donde el flujo está atascado. La persona ociosa podría ayudar a la persona saturada..

Naturalmente las personas podrían sugerir contratar más personas, sin embargo, esto debería ser el último recurso. En este caso logramos eliminar el cuello de botella con la misma cantidad de personas. Si la persona en Packaging si está ociosa ayuda en el Decorado.

Iteración 3: Miércoles

En la iteración 3, podemos fomentar la colaboración entre los empleados de decorado y packaging. En esta simulación entonces vamos a unificar ambas columnas y sumar los tiempos de cada una, mejorando así los resultados.

Además, sumamos otro concepto: Clase de Servicio. Creamos una fila exclusiva para pedidos Express. Estos pedidos son más prioritarios y se venden a mucho más dinero. Luego de la iteración contabilizar los resultados económicos teniendo en cuenta los precios correspondientes.

Si deseas hacer una iteración adicional, se pueden experimentar con otros cambios e implementar el concepto de “impedimentos”. El facilitador pone algunos bloqueos, que requiere colaboración del equipo. Se representa con un post-it de otro color sobre un pedido en curso. Un bloqueo solo puede ser desbloqueado pidiendo ayuda a otra persona, que debe venir y quitar el bloqueo.

Cierre

Cerrar el ejercicio con una conclusión generada por el grupo en base a la experiencia. Basarse en los Principios de Kanban y el foco en entregar valor al cliente

La simulación no pretende ser una demostración científica del funcionamiento de Kanban, sino una dinámica interactiva y didáctica para entender los conceptos de forma práctica. Los resultados pueden variar cada vez por diversos factores como el error humano.

Agradecimientos a @julibetancur por las ilustraciones! @jolycent y @lamothe30 por las fotos y a @bastianhell por ayudarme en la facilitación!

Trello

Si por algún motivo no puedes usar Mural, puedes también, con un poco de ingenio hacerlo en Trello.

Licencia de Uso y Créditos

Esta dinámica y materiales, tanto en su versión presencial y virtual están enmarcadas en la licencia de uso “Atribución-NoComercial-SinDerivadas 4.0 Internacional (CC BY-NC-ND 4.0)” de Creative Commons.

Para emplear esta dinámica en una capacitación paga, te pido una contribución por cada vez que lo facilites. Haciendo click aquí.

Puedes utilizar este material libremente y gratis para fines educativos y no comerciales. Por ejemplo para enseñar Kanban dentro de tu organización (empresa, universidad, gobierno, ong) y eventos comunitarios gratuitos de cualquier tipo.

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